5W2H使用的场景及案例（附内训PPT）

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一、主要应用场景

1. 问题诊断与解决：系统性分析问题根源，避免遗漏关键信息。（8D报告、日常问题汇报）

2. 项目规划与启动：明确项目范围、目标、资源与计划。（体系策划、项目计划）

3. 流程优化：识别流程环节中的冗余或瓶颈，提出改进方案。（体系推行、流程落地）

4. 新产品/服务开发：定义产品定位、用户需求、上市策略与成本。

5. 市场活动策划：规划活动目标、执行细节、预算与效果评估。

6. 制度/标准制定：全面覆盖制度涉及的对象、时间、执行方式等要素。

7. 会议管理：确保会议有明确议题、目的、参与人及预期产出。

二、具体应用方法与案例

场景1：问题诊断与解决（例如：客户投诉率上升）

What（是什么）：问题具体是什么？——第三季度产品A的客户投诉率环比上升20%。

Why（为什么）：原因是什么？——经分析，主要因新版本包装密封性不足导致漏液。

Who（责任人）：涉及哪些部门/人？——品控部、生产部、研发部。

When（时间）：何时发生/需解决？——问题始于8月初，要求10月底前解决。

Where（地点）：发生在哪个环节？——生产线末端包装环节。

How（如何做）：如何改进？——更换包装材料，增加密封性检测工序。

How much（成本/效果）：预计投入多少？改善目标？——投入5万元，目标投诉率下降至原水平。

场景2：体系实操案例：（标准作业指导书更新流程实施）

What：需要更新《XX产品装配作业指导书》（文件编号：WI-PROD-002）。

Why：因为引入了新工具，原有步骤已不适用，为防止装配错误。

Who：

• 起草/修改：生产工程师（张三）。
• 评审：质量工程师、班组长。
• 批准：生产部经理（李四）。
• 分发控制：文控员（王五）。
  

When：评审批准后，于2023年10月27日生效。

Where：

• 主控电子版存入公司文档管理系统“受控文件库”。
• 分发至装配车间A线的终端电脑和现场打印栏。
• 回收旧版（V2.1）的纸质文件。
  

How：

• 张三在系统中提交《文件变更申请》，附修改内容说明。
• 系统自动流转给评审人和批准人，完成电子签批。
• 批准后，王五将系统中文档版本号更新为V2.2，生效日期自动记录。
• 系统自动通知装配车间相关人员，旧版文件界面显示“已作废”。
• 王五去现场回收旧版纸质文件并销毁。
  

How Much：

• 本次变更耗时约2人/天（工程师修改评审1.5天，文控操作0.5天）。
• 预期效果：避免因步骤错误导致的每月约5次返工，节省成本。
  

场景3：新产品上市规划

What：推出什么产品？——一款面向年轻人的便携式咖啡机。

Why：为何要推出？——填补市场空白，抓住健康饮品趋势。

Who：谁负责？谁使用？——项目组（研发、市场、销售），目标用户：20-35岁白领。

When：何时上市？关键节点？——6月启动，12月上市。

Where：在哪些渠道销售？——线上（电商平台）、线下（精品家电店）。

How：如何推广？——社交媒体KOL测评、新品体验活动。

How much：预算多少？预期销量？——营销预算200万，首年销量5万台。

场景4：流程优化（例如：报销流程繁琐）

What：优化什么流程？——员工差旅报销流程。

Why：为何优化？——当前流程平均耗时15天，员工满意度低。

Who：涉及哪些角色？——员工、部门经理、财务部。

When：何时实施新流程？——下季度开始。

Where：在哪个系统/地点操作？——线上报销系统统一处理。

How：如何简化？——推行电子发票自动识别，审批权限下放。

How much：节省多少时间/成本？——目标缩短至5天内，预计每年节省行政成本30万元。

场景5：市场活动策划（例如：品牌推广活动）

What：举办什么活动？——“环保生活”主题线下快闪店。

Why：提升品牌形象，推广新产品线。

Who：目标受众是谁？执行团队？——25-40岁都市女性，市场部与外包团队执行。

When：活动时间？——国庆假期7天。

Where：活动地点？——市中心购物广场中庭。

How：如何吸引参与？——互动装置、网红打卡点、现场抽奖。

How much：活动预算？预期曝光量？——总预算50万，预期覆盖100万人次。

三、应用关键要点

联动性：七个维度需相互呼应，形成完整逻辑链（例如：What与Why要对齐，How much需支撑目标）。

量化优先：尽可能用数据填充（尤其是How much），避免模糊描述。

迭代使用：可先快速梳理初步方案，再针对薄弱维度深入分析。

协同工具：可结合SWOT、PDCA等工具，例如用5W2H制定计划后，用PDCA循环执行与改进

5W2H使用的场景及案例（附内训PPT）